Adjoint(e) administratif(ve)

Les 7 Doigts Offres d'emploi décembre 14, 2021

Description de la fonction

Relevant hiérarchiquement de la Vice-Présidente finance, administration et RH, l’Adjoint administratif sera responsable d’offrir un soutien administratif au département administration. La personne collaborera plus particulièrement avec la VP Finance et la Coordonnatrice légale.

Objectifs et résultats attendus

Parmi ses objectifs principaux, il sera attendu de l’Adjoint administratif de supporter l’équipe administration dans leurs tâches quotidiennes.

Responsabilités et tâches reliées au poste

Support à la Coordonnatrice légal et diffusion

  • Offrir un support administratif à la Coordonnatrice légal et diffusion;
  • Sous la supervision du département du développement assurer le suivi avec les diffuseurs (agents, théâtres et festivals) au niveau des contrats, de la facturation ou toute autre question administrative;
  • Sous la supervision du département de la production, préparer et faire le suivi des contrats des artiste et techniciens sur les projets de la compagnie;
  • Préparer et faire le suivi des contrats des concepteurs en plus d’offrir un appui au département de la production en matière de droits de suite, musicaux et autres.
  • Assurer le suivi interne avec le coordonnateur location au niveau des contrats, de la facturation ou toute autre question administrative.
  • Faire le lien entre toutes les tâches mentionnées plus haut et le département de la comptabilité et de la paie;
  • En collaboration avec le département du développement et la responsable de la réception, faire la mise à jour du calendrier des spectacles en tournée et des évènements dans la base de données;
  • Veiller à l’organisation et à l’archivage de tout document relatif aux tâches mentionnées plus haut

Support à la VP Finance et administration

  • Effectuer des tâches cléricales pour supporter la VP Finance dans son quotidien;
  • Effectuer la mise en page de documents et en réviser les textes;
  • Saisir des données dans la base de données internes;
  • Préparer les comptes de dépenses de la VP Finances;
  • Accomplir toutes autres tâches connexes.

Facteurs internes contribuant au succès

  • Sens de l’organisation, souci du détail et capacité à traiter de multiples tâches ;
  • Autonomie, excellentes habiletés de communication;
  • Ponctualité́, discrétion, diplomatie et bon jugement;
  • Capacité de travailler dans un environnement en constante évolution.

Niveau décisionnel

  • Relève hiérarchiquement de la VP Finance, administration et RH.

Compétences

  • 3 ans d’expérience au minimum
  • DEC en bureautique ou équivalent
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
  • Connaissance de FileMaker Pro (base de données) un atout;
  • Maitrise du français et de l’anglais;
  • Expérience dans le milieu culturel un atout.

Comment postuler ? 

Envoyez-nous votre CV sans plus tarder : emplois@les7doigts.com
(Les entretiens se tiendront qu’à partir du 4 janvier)

Nous garantissons un processus de recrutement transparent et inclusif. Toutes les candidatures sont les bienvenues.

Le masculin a été utilisé pour alléger le texte. 

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